Saltar al contenido

Tipos de comunicación

La especia es la variedad de la vida
Es casi la hora de la cena, y tus suegros están en la ciudad por la noche. Usted desea desesperadamente impresionarlos con sus habilidades culinarias y ha pasado incontables horas investigando la comida perfecta para prepararlos. Usted ha elegido un plato que es directamente de su herencia étnica, y sabe que tiene que conseguir las especias correctas, eligiendo la mezcla correcta y usándolas en el momento más óptimo para realzar el sabor de su plato. Después de mucha consideración en cuanto a lo que necesitas hacer y la mejor manera de hacerlo, te las arreglas para lograrlo perfectamente!

La comunicación, como las especias, viene en una variedad de tipos. Aunque tener una variedad es bueno, es importante saber cuál usar y a qué hora para maximizar su éxito, como preparar la comida para los suegros. Echemos un vistazo a los cuatro tipos de comunicación más comunes utilizados por los gerentes, incluyendo la comunicación interpersonal, la comunicación no verbal, la comunicación escrita y la comunicación oral.

Comunicación Interpersonal
Una de las formas de comunicación más importantes, si no la más importante, que un gerente realiza a diario es la comunicación interpersonal. La comunicación interpersonal puede describirse de diversas maneras, pero cuando examinamos lo que significa en el contexto de la gestión, podemos definir la comunicación interpersonal como la comunicación entre un pequeño grupo de individuos, típicamente en un entorno cara a cara, donde los participantes participan en un diálogo mínimamente restringido entre sí.

La razón por la que digo que es “mínimamente restringido” es porque los individuos que participan en la comunicación interpersonal comparten cierto nivel de familiaridad entre sí, lo que los hace más propensos a revelar información por sí mismos, o a proporcionar detalles más íntimos de lo que lo harían con un extraño, por ejemplo.

La comunicación interpersonal, en esencia, rompe las barreras que la gente pone para protegerse. Te permites a ti mismo volverte vulnerable poniéndote ahí fuera.

Los gerentes que se involucran en la comunicación interpersonal con sus subordinados demuestran que no sólo se preocupan por la organización, especialmente la que utiliza equipos, sino que también se preocupan por sus empleados. Tomarse el tiempo para conocer quiénes son sus empleados hará que se sientan valorados. Esto no quiere decir que todos los empleados querrán conocerte a un nivel más personal, pero al menos les dice que te gustaría hacerlo. Cuanto más valorado se sienta el empleado, menos barreras sentirá que necesita construir a su alrededor y más fácilmente fluirá la información. A medida que se reducen las barreras, se forman relaciones que crean valor dentro de la organización, aumenta la satisfacción en el trabajo y el lugar de trabajo se convierte en un lugar donde a todo el mundo le gusta estar.

Es igualmente importante que un gerente se comunique interpersonalmente con la gerencia superior. Puesto que los gerentes sirven como guardianes de la información entre la alta gerencia y los subordinados, un gerente efectivo entiende su papel en mantener abiertas las líneas de comunicación. Cuando la información de la organización no llega a su destinatario previsto, toda la organización puede sufrir.

Comunicación no verbal
¿Sabías que la mayoría de lo que comunicas a la gente a diario se hace sin palabras? Esto también es cierto para los gerentes. En pocas palabras, la comunicación no verbal es cualquier cosa además de palabras, como gestos, acciones, expresiones faciales, lenguaje corporal y otros aspectos de su apariencia física, que, cuando se ven, comunican algo. Estoy seguro de que has oído el dicho `no es lo que dices, sino cómo lo dices’ o quizás `las acciones hablan más fuerte que las palabras”. Los gerentes envían, reciben e interpretan los mensajes no verbales de la misma manera que lo hacen con la comunicación oral o escrita.

Sin embargo, comprender el significado de la comunicación no verbal puede ser problemático para los gerentes porque es una parte tan normal de cualquier acción gerencial. Nuestra comunicación no verbal es tan automática como la respiración porque lo hacemos sin pensar en ello la mayor parte del tiempo. Aunque la comunicación no verbal acompaña a la comunicación oral como una extensión de un mensaje en particular, no siempre se alinean. Debido a que la comunicación no verbal a menudo se usa sin consideración, pueden ocurrir inconsistencias entre la comunicación oral y la comunicación no verbal. Los gerentes eficaces entienden y son conscientes de su comunicación no verbal, asegurando la consistencia entre su comunicación oral y su comunicación no verbal.

Comunicación Escrita
Mientras que los gerentes pasan la mayor parte de su tiempo comunicándose con sus subordinados y altos gerentes en un ambiente cara a cara, también pasan una buena cantidad de tiempo escribiendo memorandos, cartas, correos electrónicos e informes. La comunicación escrita se refiere a los mensajes que se transmiten a los receptores por escrito. Las ventajas de la comunicación escrita incluyen:

1) Inmediatez y viabilidad económica – Un gerente puede comunicar un mensaje rápidamente a los individuos a pesar de su ubicación geográfica. El correo electrónico es menos costoso que las llamadas telefónicas de larga distancia y ciertamente menos que los gastos de viaje, especialmente cuando un mensaje necesita ser transmitido a un grupo grande.

2) Eficiencia y exactitud – La comunicación escrita permite la reflexión, dando a un gerente la oportunidad de refinar un mensaje para que sea correcto.

3) Flexibilidad – Un gerente puede enviar un mensaje y el receptor puede revisarlo en el momento que le sea conveniente.

4) Registro oficial – La comunicación escrita proporciona un registro formal de los mensajes que se envían y reciben. La principal limitación de la comunicación escrita es que no siempre se puede confirmar que el destinatario ha recibido un mensaje. Las habilidades de escritura también pueden ser un área de preocupación para los gerentes que utilizan la comunicación escrita. Un gerente debe dedicar tiempo a pulir sus habilidades de escritura para asegurarse de que los mensajes escritos se envíen de una manera clara, concisa, organizada y precisa.

Comunicación oral
La comunicación oral implica la comunicación a través de la palabra hablada o el uso de la boca. Un gerente usaría la comunicación oral para una variedad de cosas, tales como reuniones, entrevistas, revisiones de desempeño, presentaciones, entrenamientos, solicitar y proporcionar retroalimentación a los subordinados o cuando se comunique el progreso a la alta gerencia.

La lista de cosas que un gerente puede lograr usando la comunicación oral es amplia. Los gerentes tienden a depender en gran medida de la comunicación oral debido a las ventajas asociadas con asegurar que se recibió un mensaje, verificar su comprensión y solicitar retroalimentación inmediata. Sin embargo, la comunicación oral también puede ser inconsistente, incompleta y ambigua, lo que permite hacer inferencias. Como se explicó anteriormente, gran parte del día de un gerente se pasa conversando con los subordinados y la alta gerencia. Consecuentemente, las habilidades efectivas de escuchar y hablar son críticas para el éxito de la gerencia.