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Tipos de Herramientas de Trabajo Colaborativo

¿Qué son las herramientas de colaboración?
Si alguna vez ha tenido un proyecto en el que ha tenido que trabajar con varias personas para lograr un objetivo, probablemente tenga una idea de cómo funcionan las herramientas de colaboración. La colaboración se define comúnmente como trabajar con otro individuo o grupo para lograr algo. Con ello, podemos definir una herramienta de colaboración: una herramienta tecnológica que puede ser utilizada para ayudar a las personas a trabajar juntas para lograr una meta u objetivo común.

Una herramienta de colaboración puede ser algo tan simple como una pizarra en una sala de conferencias que la gente se reúne alrededor y utiliza para hacer una lluvia de ideas y resolver problemas. Otra herramienta de colaboración es una llamada en conferencia, durante la cual varias personas se reúnen por teléfono para discutir un problema. Pero para los propósitos de esta lección, vamos a discutir las herramientas en línea que permiten que la gente trabaje junta para hacer un trabajo: correo electrónico, software de flujo de trabajo, espacios de trabajo en línea, y así sucesivamente. Estos tipos de herramientas también se denominan a veces groupware.

Historia y Evolución
El software colaborativo para el lugar de trabajo ha existido desde finales de la década de 1980 y el advenimiento de las redes de computadoras personales. Programas como Lotus Notes y GroupWise de Novell (originalmente WordPerfect Office) combinaban el correo electrónico con la gestión de documentos y el calendario, así como la programación para grupos. El software de flujo de trabajo permitió a los trabajadores del conocimiento (trabajadores cuya salida es alguna forma de información) en lugares remotos, permitiéndoles colaborar en un proyecto y llevar el proyecto a través de una serie definida de pasos hasta su finalización.

¿Cómo funcionan las herramientas de colaboración?
Las herramientas de colaboración pueden dirigir el trabajo a través de un proceso, distribuir piezas y tareas a las partes involucradas y ayudar a coordinar las actividades. Considere este ejemplo: Una empresa quiere redactar un contrato para vender un producto a un cliente. Las ventas y el marketing proporcionan documentación sobre las cantidades, los tipos y tal vez las especificaciones. El departamento de contabilidad especifica las condiciones de compra y el departamento jurídico inserta el idioma en el contrato para proteger a ambas partes en la transacción. Todo el mundo utiliza una plataforma de software de colaboración para trabajar juntos y realizar el trabajo, independientemente del lugar en el que se encuentren.

Herramientas comunes de colaboración
Echemos un vistazo a algunos de los diferentes tipos de herramientas de colaboración que se utilizan hoy en día. En el negocio editorial, existen plataformas de autoría como Inkling Habitat, sobre las que un equipo (autores, diseñadores gráficos, editores, etc.) puede construir una versión digital de un libro de texto. Inkling mantendría un registro de quién está haciendo qué, con qué versión del libro de texto está trabajando cada uno, a quién se le permite hacer qué cambios, etc. Inkling proporciona el espacio de trabajo común para que todo esto suceda.

El software de gestión de proyectos, otro tipo de herramienta de colaboración, permite a las empresas trabajar juntas desde prácticamente cualquier lugar con herramientas para gerentes, equipos y tomadores de decisiones. El software les permite analizar recursos, presupuestos y plazos. Además, los gerentes de proyecto pueden medir fácilmente el progreso y anticipar las necesidades de recursos.

En el pasado, estas herramientas podían haberse ejecutado en la red informática interna de una empresa, pero ahora muchas de ellas se basan en la nube (servicios en línea a los que se accede a través de Internet). A medida que los ordenadores se vuelven más potentes y las conexiones a Internet más rápidas, el software y las aplicaciones de colaboración evolucionan hacia herramientas más sofisticadas y ricas en funciones.