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Tipos de memorandos

Los memorandos son uno de los documentos más comunes que se producen para las comunicaciones internas de la organización debido a su versatilidad.

¿Por qué los memorándums?
Los memorandos son uno de los medios de comunicación escrita interna más utilizados en una organización cuando el mensaje es demasiado complicado para un simple correo electrónico o cuando la confidencialidad es importante. Puede utilizar notas para una variedad de propósitos. Echemos un vistazo a algunos de los tipos de memorándums más comunes.

Notas Directivas
Puede escribir un memorándum para dar una directiva. Un memorándum de directivas es simplemente un memorándum que proporciona instrucciones o instrucciones sobre cómo proceder en determinadas circunstancias. Por ejemplo, puede redactar una directiva sobre cómo los empleados deben solicitar el reembolso de los gastos relacionados con los viajes de negocios para asistir a una conferencia celebrada en todo el país.

Notas de estado
Otro tipo común de memorándum que puede redactar es un memorándum de status, a veces llamado informe de progreso, que simplemente explica el status o progreso de una asignación o proyecto particular a un supervisor. Por ejemplo, el director de proyecto de una obra de construcción puede proporcionar un informe semanal sobre el estado de la construcción de un complejo de apartamentos que está gestionando para la empresa. Un memo de estado incluirá el progreso hasta la fecha y lo que queda por hacer.

Informe de campo y notas del informe de viaje
Si su empleo a veces implica trabajar fuera de la empresa, puede terminar redactando memorandos de informe de campo. Estos memorándums a menudo se componen para documentar las reuniones con los clientes fuera de las instalaciones, inspeccionar proyectos fuera de las instalaciones o probar productos fuera de las instalaciones. Por ejemplo, un profesional de mercadeo puede salir al campo a probar un nuevo tipo de refresco en varios supermercados en el mercado objetivo previsto para la nueva bebida. Después de la prueba de campo de la nueva soda, el empleado delineará el resultado de la prueba de campo de la nueva soda y proporcionará cualquier recomendación relevante basada en ella.

Otra nota común es una nota de informe de viaje. Puede preparar esta nota de informe de viaje para describir los eventos y el resultado de un viaje de negocios. Por ejemplo, puede asistir a un seminario profesional que se centre en la evolución de la industria de su empresa. Su memorándum de viaje puede resumir el propósito del seminario y lo que se aprendió en el seminario que puede ser de utilidad para la organización. Estas notas también se pueden utilizar para documentar los gastos relacionados con el viaje.

Notas de respuesta
Usted escribe un memorándum de respuesta en respuesta a una pregunta. Por ejemplo, su supervisor puede pedirle que investigue una nueva regulación que pueda aplicarse a la compañía. Escribirá una nota de respuesta que reexpresará la pregunta y luego la responderá.

Notas del informe de laboratorio
Algunas organizaciones se dedican a una gran cantidad de investigaciones y estudios. A menudo reportará los resultados de la investigación o estudio con un memorándum de informe de laboratorio. Por ejemplo, un científico investigador subalterno puede redactar un memorándum de informe de laboratorio para el científico investigador principal en relación con un experimento. El memorando puede incluir los procedimientos seguidos en el experimento junto con un análisis de los resultados.

Memorándums de las Actas de las Reuniones
Si usted es el secretario de una reunión de organización, se le puede encargar que redacte las actas de la reunión. En un memorándum del acta de la reunión, usted anotará la hora y el lugar de la reunión y quién estuvo presente en ella. A continuación, le proporcionará un resumen cronológico de los temas tratados y las medidas que se tomarán.

Resumen de la lección
Repasemos lo que hemos aprendido.

Los memorandos se utilizan para las comunicaciones internas cuando el tema es algo complicado o si la confidencialidad es importante. Los tipos comunes de memos incluyen:

Memorandos directivos, en los que se dan instrucciones
Notas de informes de estado o progreso, en las que se informa sobre el estado o progreso de algún proyecto o evento.
Notas del informe de viaje o de campo, en las que se documenta información clave sobre eventos que se produjeron en el campo o durante un viaje.
Notas de respuesta, donde usted proporciona la respuesta a una pregunta
Memorandos de informes de laboratorio que detallan los resultados y análisis de pruebas, experimentos o estudios de laboratorio
Memorandos de las actas de la reunión, donde se registra la información clave y las decisiones tomadas durante una reunión de organización formal.