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Tipos de planificación: Planificación Estratégica, Táctica, Operativa y de Contingencias

Planeando para Planificar
¿Han oído alguna vez el dicho `Aquellos que no planifican, planean fracasar’? Aunque no puedo hablar de todas las facetas de la vida, esto es cierto en los negocios. Los gerentes se encuentran planeando todo tipo de cosas. Tanto es así, que la planificación es una de las cuatro funciones principales de la gestión. Al hacerlo, un gerente puede estar seguro de que está trabajando hacia alguna meta de la organización.

Hay tres tipos principales de planes que un gerente usará en su búsqueda de los objetivos de la compañía, que incluyen los operativos, tácticos y estratégicos. Si piensa en estos tres tipos de planes como trampolines, puede ver cómo su relación entre sí ayuda al logro de los objetivos de la organización. Los planes operativos son necesarios para alcanzar los planes tácticos y los planes tácticos conducen al logro de los planes estratégicos. Luego, en una verdadera forma de planificación, también hay planes para respaldar los planes que fallan. Estos se conocen como planes de contingencia. Para entender mejor cómo cada tipo de plan es usado por los gerentes, veamos un ejemplo de Nino’s Pizzeria y cómo Tommy, Martha y Frank llevan a cabo sus responsabilidades de planificación.

Planes Estratégicos
Para entender mejor la relación entre los diferentes tipos de planes, empecemos por arriba. Los planes estratégicos se diseñan teniendo en cuenta a toda la organización y comienzan con la misión de la organización. Los gerentes de alto nivel, como los directores generales o los presidentes, diseñarán y ejecutarán planes estratégicos para trazar un panorama del futuro deseado y de los objetivos a largo plazo de la organización. Esencialmente, los planes estratégicos miran hacia adelante, hacia donde la organización quiere llegar en tres, cinco o incluso diez años. Los planes estratégicos, proporcionados por los administradores de alto nivel, sirven de marco para la planificación de nivel inferior.

Tommy es un gerente de alto nivel de Nino’s Pizzeria. Como gerente de alto nivel, Tommy debe utilizar la planificación estratégica para asegurar que se alcancen los objetivos a largo plazo de la organización. Para Tommy, eso significa desarrollar estrategias a largo plazo para lograr el crecimiento, mejorar la productividad y la rentabilidad, aumentar el rendimiento de las inversiones, mejorar el servicio al cliente y encontrar formas de retribuir a la comunidad en la que opera.

Por ejemplo, los planes estratégicos de Tommy para lograr el crecimiento, mejorar la productividad y la rentabilidad y aumentar el rendimiento de las inversiones forman parte del futuro deseado de la pizzería. Los planes estratégicos también tienden a requerir la participación de varios niveles, de modo que cada nivel de la organización desempeñe un papel importante en el logro de los objetivos que se planifican estratégicamente. Los gerentes de alto nivel, como Tommy, desarrollan los objetivos de la organización para que los gerentes de nivel medio y bajo puedan crear planes compatibles alineados con esos objetivos.

Planes Tácticos
Ahora que tiene una idea general de cómo evoluciona la planificación organizativa, veamos el siguiente nivel de planificación, conocido como planificación táctica. Los planes tácticos apoyan los planes estratégicos traduciéndolos en planes específicos relevantes para un área distinta de la organización. Los planes tácticos se refieren a la responsabilidad y funcionalidad de los departamentos de nivel inferior para cumplir con sus partes del plan estratégico.

Por ejemplo, cuando Martha, la gerente de nivel medio de Nino’s, se entera del plan estratégico de Tommy para aumentar la productividad, Martha comienza a pensar inmediatamente en posibles planes tácticos para asegurar que eso ocurra. La planificación táctica para Martha podría incluir cosas como probar un nuevo proceso en la fabricación de pizzas que ha demostrado acortar la cantidad de tiempo que se necesita para preparar la pizza que se va a cocinar, o tal vez considerar la compra de un horno mejor que acelere la cantidad de tiempo que se necesita para cocinar una pizza, o incluso considerar maneras de trazar un mejor mapa de las rutas de entrega y de los conductores. Como planificadora táctica, Martha necesita crear un conjunto de acciones calculadas que toman menos tiempo y tienen un alcance más limitado que el plan estratégico, pero que aún así ayudan a acercar a la organización a la meta a largo plazo.

Planes Operativos
Los planes operativos se encuentran en la parte inferior del tótem; son los planes que hacen los gerentes de primera línea o de bajo nivel. Todos los planes operativos se centran en los procedimientos y procesos específicos que se producen en los niveles más bajos de la organización. Los gerentes deben planificar las tareas rutinarias del departamento con un alto nivel de detalle.

Frank, el gerente de primera línea de Nino’s Pizzeria, es responsable de la planificación operativa. Las actividades de planificación operativa para Frank incluirían cosas como programar a los empleados cada semana; evaluar, ordenar y almacenar el inventario; crear un presupuesto mensual; desarrollar un anuncio promocional para el trimestre para aumentar las ventas de un determinado producto (como la pizza hawaiana) o delinear las metas de rendimiento de un empleado para el año.

Los planes operativos pueden ser planes de un solo uso o planes continuos. Los planes de un solo uso son aquellos planes que están destinados a ser utilizados una sola vez. Incluyen actividades que no se repetirían y que a menudo tienen un vencimiento. La creación de un presupuesto mensual y el desarrollo de un anuncio promocional para el trimestre para aumentar las ventas de un determinado producto son ejemplos de cómo Frank utilizaría la planificación de un solo uso.

Los planes en curso son aquellos planes que se construyen para resistir la prueba del tiempo. Se crean con la intención de que se utilicen varias veces y se modifiquen cuando sea necesario. Describir las metas de desempeño de un empleado para el año se consideraría un plan continuo que Frank debe desarrollar, evaluar y actualizar, si es necesario. Los planes en curso son típicamente una política, un procedimiento o una regla. Las políticas son declaraciones generales, o directrices, que ayudan a un gerente a comprender las responsabilidades rutinarias de su función como tal. Ejemplos de políticas incluyen cosas como la contratación, la capacitación, la descripción y evaluación de las evaluaciones de desempeño y la disciplina y el despido de subordinados. Un procedimiento detalla el proceso paso a paso para llevar a cabo una determinada tarea, como la evaluación, el pedido y el inventario de existencias. Una regla proporciona a los gerentes y empleados directrices específicas y explícitas de comportamiento que es lo que deben y no deben hacer como miembros de la organización.

Planes de Contingencia
Incluso los mejores planes pueden fallar, especialmente en el entorno empresarial caótico y acelerado de hoy en día, y como tal, es importante que los gerentes de todos los niveles se involucren en la planificación de contingencias. Los planes de contingencia permiten a un gerente ser flexible y conocedor del cambio al proporcionar un curso de acción alternativo, el cual puede ser implementado cuando un plan original falla en producir el resultado esperado. Tener un plan de contingencia puede parecer un trabajo extra, pero al igual que un paracaídas de reserva cuando se practica el paracaidismo, es mejor tenerlo y no necesitarlo que necesitarlo y no tenerlo.